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在宅ワークのルールをつくればうまくいくのか?

在宅ワークのルールをつくればうまくいくのか?|ながらすたいるX bixlix.com

 

 

新型コロナで在宅ワークを行うようになって会議や報連相という旧態依然とした組織運営に必要な制度・慣習が見直されました。みなさんの会社、学校、団体、公官庁などの組織ではどうでしょうか。会議はオンラインで、報連相はチャットで変えても、手段だけ変えてルールを変えずに行った組織では対面のほうがよいと感じたと思います。

 

 

 

在宅ワークは生活の場で働くこと

 

「仕事は職場で、生活は自宅で」というのが今までの常識であり当たり前のことでした。仕事とプライベートは分ける、公私混同しないように職場と自宅という2つの場所の役割分担が行われてきました。在宅ワークはこの常識と当たり前を覆すことになったのですから、まさしく働き方改革を起こしたことになります。

ところが働く場所を変えるにあたって、対面での会議や報連相の手段を変えるだけでは片手落ちになります。大きな組織、とはいっても一目で見渡されるような部屋に収まる組織でなければ、新型コロナ以前に対面の会議や報連相以外にもパソコンや携帯端末(ノートPC・タブレット・スマホなど)を使ったコミュニケーションは行われていたでしょう。

また営業部や店舗などの出入りの多い部署では、全員が同じ時間に同じ場所に集まることは少ないので、パソコンや携帯端末だけではなく、紙面や掲示板のようなアナログで確認できる手段をとっていたと思います。さすがに紙面や掲示板をそのまま在宅ワークに持ち込むことは無理というものです。

 

在宅ワークは生活の場の一部を借りるので、職場のルールは適用できません。

 

 

在宅ワークのルールをつくる

 

例えば、毎朝、定例のミーティングを行っている場合は、在宅ワークを行うことによってオンラインで同じように朝のミーティングを行ったとします。職場にいる場合であれば、誰がミーティングに参加しているのと同時に、自分のスケジュールを確認したり、連絡事項をメモしたりすると思います。

在宅ワークにになると、誰が参加しているかは画面に表示されるまでわかりません。自分のスケジュールを手帳などで管理している場合は、手帳を見ると画面からはよそ見をしているように見えてしまいます。進行役がうまく対応しなければ沈黙が続いてしまうこともあります。また個別の質問などの対応で時間がかかってしまうこともあります。

画面に顔しか映らないオンライン会議ではコミュニケーションの方法が異なります。コミュニケーションの90%はノンバーバル(非言語)コミュニケーションと考えられ、見た目や表情などの視覚情報が55%、声質や大きさなどの聴覚情報が38%という研究結果があります(メラビアンの法則)。つまり対面と同じようにはいかないということです。

 

オンライン会議用にノンバーバルを意識したルールを作るのもよいですが、オンライン会議用と対面でのオフライン会議用のルールが存在することになります。

 

 

オンラインとオフラインの共通ルール

 

オンラインとオフラインのルールをそれぞれつくるよりも共通のルールをつくることができないかを考えられないでしょうか。

例えば、スケジュールの確認や連絡事項は事前に共有できるシステムに入力しておき、朝のミーティング前に確認しておくというルールをつくったとします。このようなルールをつくったときに考えなければならないポイントが3つあります。

1)入力できない、入力に時間がかかる
2)入力されている内容を確認しない、読み取れない
3)入力されている内容に不備がある、間違っている

1)は単に操作がわからない、操作が苦手だということであれば、努力するしかありません。2)は決めごと、決まりごとです。組織全体やチームで行うには必要ですので、改めて徹底し、怠る場合は注意を続けるしかありません。3)は入力必須項目を設けることでカバーできます。またなんでもかんでも共有システムに入力しないことも円滑に進めるコツです。

 

このようにすると一部のメンバーが職場で、他のメンバーが在宅ワークでも同じルールでミーティングを行うことができます。

 

 

 

在宅ワークに時間とお金を投資する気はあるか

 

在宅ワークを行うにはトップの判断が必要です。さらに在宅ワーク時のトップの役割とメンバーの役割も変わります。在宅ワークをマネジメントするのはトップとは限りません。また仕事上のリーダーもマネージャーも新たな役割が増えるかもしれません。それでも在宅ワークを行わなければならないのが現状です。

在宅ワークをプラス・アルファと考えるのではなく、新しい働き方に変えたと考えてはどうでしょう。よく言われる「場所を選ばない働き方」ではなく「場所を選べる働き方」と考えたほうがよいと思います。

 

あとは在宅ワークにトップとメンバーが時間とお金を投資できるかどうかです。

(つづく)

 

 

これ、いいかも