在宅ワークのカギはコミュニケーションにあり

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在宅ワークで仕事をするときのポイントとしてコミュニケーションの取り方があります。

 

同じ場所で仕事をする場合と違って対面でのコミュニケーションができません。安価で利用できるオンライン会議システムが新型コロナ禍で注目を浴びたものの、うまく使えないという話も聞きます。在宅ワークのように場所が変わっても仕事ができるようにするにコミュニケーションの取り方を見直してはどうでしょうか。

 

 

 

コミュニケーションの3つの要素(メラビアンの法則)

 

「メラビアンの法則」ではメッセージの受け止め方を3つの情報に分けて分類しています。メッセージの本体である言語情報(バーバル)はたった7%で、残りの93%が非言語情報(ノンバーバル)となります。

  • 話の内容などの言語情報    7%
  • 口調や話の早さなどの聴覚情報 38%
  • 見た目などの視覚情報     55%
メラビアンの法則(Wikipedia)

オンライン会議では顔がクローズアップで映し出されることが多く身振り手振りなどはわかりません。声質がクリアでなかったり、ボリュームで声の大きさを変えたりとリアルとは違います。他にも全員が正面を向いていますので、見られているという緊張感から表情も固くなってしまいます。

顔だけ映すオンライン会議よりも上半身を映すカメラセッティングのほうがよいのです。ただし上半身を映すにはカメラとの距離をとる必要がありますので、マイクとカメラを別途用意することになります。将来的には通常は上半身を映し、発言しているときは顔のアップになるような機能がオンライン会議システムに取り入れられるとよいのですが。

 

オンライン会議では常に顔のアップは必要ないと考えて、システムを調整したり機材を変える方法もあります。

 

 

コミュニケーションの3つの段階

 

メラビアンの法則は情報の発信者側が注意すべきことですが、情報の受信者側も注意しなければならないことがあります。コミュニケーションには「受信>理解>応答」の3つの段階があります。まず情報の受信は対面の場合と大きく異なります。

対面の場合は「あいづち・うなづき・くりかえし」という動作を無意識に行っています。これらの動作でそれぞれのシチュエーションに合わせて受信・理解・応答というコミュニケーションを行っています。オンライン会議ではこれらの動作が欠けるためにコミュニケーションがうまく取れていないのではないかと感じてしまいます。

NHKの番組「ガッテン」でうなづくことによるオンライン会議への影響について取り上げられていました。あいづちと繰り返しは言葉での応答になりますので、むしろマイクをミュートにするなどして雑音が入らないようにしたほうがよいかもしれません。うなづきや表情は顔だけでも表せるのでぜひ検討してみてください。

ガッテン(NHK)

 

 

その他にもうまくいかない理由がある

 

オンライン会議のコツにカメラ目線があります。対面ではコミュニケーションをとる相手の顔を見るのがマナーですが、オンライン会議では相手の顔を見るとカメラから目がそれてしまいます。目がそれていることで相手が話を聞いていないのではという不安が知らず知らずにわいてしまいますので、カメラ目線に気を付けましょう。

オンライン会議システムでは背景を自由に変えることができる機能が付いているものも多くあります。この背景にも注意が必要で、人数が多くなれば多くなるほど背景が違うことが気になり集中できません。内部の打ち合わせなどは背景を統一するような細かな準備も必要になります。

オンライン会議では会話にタイムラグも発生しますので、自分が発言したいときは発言意図を伝える機能を使うか、チャットなどで相手に伝える方法を併用することも大切です。オンライン会議は対面の会議よりも会議が進むスピードが速かったり時間厳守でタイムリミットがあったりしますので、対面以上に細かな気配りが必要です。

 

 

 

オンライン会議に必要のモノとコト

 

在宅ワークではそれぞれの環境が異なります。オンライン会議システムが統一または指定されるように、カメラ・マイク・スピーカーなども統一したほうがより良い在宅ワークの環境が整います。これらの環境を整えるためのコストはやはり必要経費として考えるべきです。

必要なモノをそろえたうえで在宅ワークのルール、コミュニケーションのルールというコトを整えます。在宅ワークがうまくいくかいかないかは、働く環境の差で成果にも差が生じます。能力を十分に発揮するために職場という環境があるのですから、在宅ワークの環境を整える時間的コスト、経済的コストを惜しんではいけません。

 

在宅ワークができるようになれば、職場での働き方も自ずと変わりますので、新型コロナをよい機会と考えて働く環境を考えてみてはどうでしょうか。

 

 

    
 在宅ワークで使うマイクは単一指向性がオススメ、周囲が静かならミュートスイッチ付きという選択もある

 

 

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オンライン会議の背景は奇をてらうよりも落ち着いた感じのものがよい